Ai
cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ
thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế
nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm,
khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra
làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi
tiết nhỏ.Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm
soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với
những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những
thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài
doanh nghiệp.
Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:
Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện:
Chủ
đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật
(regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách
hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa
điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí
(entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh
ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual,
special effects).
Viết chương trình (proposal):
Là
cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến
khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông
thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự
khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng
chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ
chức.
Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:
Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện:
Các
trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công.
Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để
cùng giải quyết tại chỗ.
Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal):
Dọn
dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair),
thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản
kho (storage)…
Họp rút kinh nghiệm:
Sau
khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những
thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc
sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng
chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một công việc
khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình
đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm event ở Việt Nam
khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các khách hàng của
mình.
